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這樣寫辭職信才優雅得體!8個辭職信需知及常用中英文範本格式
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這樣寫辭職信才優雅得體!8個辭職信需知及常用中英文範本格式

04.11.2022

【中英文辭職信範本格式】無論你是帶着怨恨抑或是感恩而離開,如何辭職也是一門學問。當中少不了一封寫得優雅得體的辭職信,好給你在舊公司留一個好印象。辭職信有千萬種表達方式,你當然可在辭職信範本上加上一些獨有的個人感受及經歷,因此不需太過機械化。建議在常用中英文範本及格式上略加一兩句不同的表達方式,會讓整封辭職信優雅得來,還有溫度、有情味呢。

辭職信如何寫得優雅得體?或許你需要跟隨以下寫辭職信的步驟。(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

寫辭職信步驟|#1. 選用抬頭

如果是英文辭職信,抬頭可先寫上Dear xxx(上司名字),如果你跟上司或僱主的關係比較親密,亦師亦友一般,則可以隨性一點用上 Hi 或 Hello。至於較保守的稱呼,還是用上Dear 比較適合,抱持一種親切有禮的感覺。

寫辭職信,一般可細分為六個步驟。(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

寫辭職信步驟|#2. 明快開場白

寫完抬頭,下一句就直接申明你寫此信的目的是要辭職,不需要在文章的開首就表達一大堆個人感受,有違次序。記得這一句,需要加上自己的職位、以及公司名稱。用簡單明快的開場白,切勿一開頭就表達不滿或解釋,亦無需為辭職決定而道歉。

(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

寫辭職信步驟|#3 定好離職日期

下一步是表明離職時間以及最後在職日期,一般來說,你在跟公司簽的受僱合約內有寫明,很多打工仔都需要一個月通知。然而需視乎職位而定,有的高級管理層,離職時需三個月前通知,在打辭職信之前,不妨再重新細看當初的合約,才定離職日期。至於是否規定一個月呢?這非必然,例如你正處理的工作,完工日期是一個多月,你若想跟進工作至100%完成,亦可考慮稍延長離職日子。相反,如果你想盡早離開,則需付上代通知金,這點需留意。

(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

寫辭職信步驟|#4. 申明離職理由

寫完離職時間後,就可以簡單表明離職理由,其實你不需要解釋辭職的真正原因,特別是你是因不高興的原因而走,說出口只是一種抱怨,此時保持冷靜和專業比甚麼都重要。然而,如果你仍渴望分享一些細節,例如獲另一家公司聘用,或是因身體健康理由、甚或是移民/搬屋而返工太遙遠,可以在辭職信中說上一兩句原因。

(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

寫辭職信步驟|#5. 提出承諾及致謝

當訴說過原因後,便可以作出一些承諾,例如是在接下來的一個月,你將會完成工作交接,確保在剩餘時間內完成此任務,並盡可能提供更多幫助。最後,你需在辭職信內說一些感謝僱主或上司的話,不管你是基於何種原因而選擇離開,表示感謝仍是十分重要的一環。不用過分冠冕堂皇或是用字浮誇,簡單、有誠意便可了,感謝話亦可以個人化一些,不用一字一句都跟範例呢。

(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

寫辭職信步驟|#6. 結束語

最後一步是結束語和簽名,接着記得打印你的辭職信啊!有人在跟上司說辭職時,只是將辭職信email給對方,這不是一個最有禮貌的做法。最好還是將辭職信親手交到對方手上,然後電子版本的辭職信則在上司按納後,才電郵給HR。

(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

辭職信禁忌|#1. 流露負面情緒

明白有些真正辭職原因是讓你不滿,心生怨恨的。不過,如果透露太多負面情緒,對你根本沒有好處,你該明白,成年人在職場上,不需樣樣宣之於口。若果你在辭職信寫明原因是人工太低、沒有升職機會、跟同事上司不合等等,也實在是一大禁忌。在辭職信簡單寫上「Due to personal matters」便可以,成熟地放低,找更合適的工作機會才是正確態度呢。

 (圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

辭職信禁忌|#2. 跳「草裙舞」

有人寫辭職信,只是為了爭取更高的薪酬或是升職機會,並不是真正的想離開,只是跳「草裙舞」的行為。但這種方法其實很危險,搞不好上司真的會如你所願,欣然地接受你的辭職信呢。如果真的只是爭取福利,不妨找個機會開心見誠說,而最好的機會便是一年一至兩次的appraisal(工作評價)時間。

(圖片來源:《Emily in Paris》劇照)

辭職信英文範本及格式

(圖片來源:MF編輯部)

辭職信中文範本及格式

(圖片來源:MF編輯部))

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